Tutorial de Project - Aspectos Preliminares

Los proyectos son formas de organizar actividades que no se pueden tratar dentro de los límites operativos normales de una empresa u organización. Es decir, que son actividades que pueden tomar varios días o meses, involucrar a una o varias personas y puede requerir la inversión de mucho capital así como de bienes y equipos. Los proyectos se realizan con el fin de alcanzar metas y objetivos que se pueda trazar una organización o incluso una persona, por ello es importante planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de los que se dispone para que, en un plazo estipulado se cumplan.
Triángulo de Proyecto Cada proyecto en general tiene tres elementos: un límite de tiempo, un presupuesto limitado y un alcance definido. Estos tres factores interactúan entre sí y de acuerdo a como se comporte uno de ellos se verán afectados los otros dos. La administración de proyectos se vuelve más interesante cuando se debe equilibrar el tiempo, el costo y el alcance del proyecto. Una forma de representar este equilibrio es mediante el Triángulo del proyecto que se muestra en la figura 1.

Fig. 1 – Triángulo de Proyecto.

 

a. Tiempo Todo proyecto está sujeto al tiempo o una determinada duración. La mayoría de los proyectos tienen fecha límite o plazo de entrega. Durante el tiempo asignado, habrán determinados puntos de control (denominados hitos) en los cuales se va verificando si el proyecto se está cumpliendo de acuerdo a lo planificado.

 

b. Costo El costo es la cantidad monetaria de inversión necesaria para que se cumpla el proyecto. Este costo no siempre será económico, puede ser un costo de personal (pintor, electricista), equipamiento (computadora, impresora), material (hojas, tinta), inmuebles (alquiler de un local). Estos costos se traducen como presupuesto económico. Todo proyecto dependerá del costo o presupuesto.

 

c. Alcance Es el trabajo que se requiere hacer para lograr las metas del proyecto. También se le denomina ámbito. El alcance del proyecto está conformado por las tareas que a su vez se dividen en sub tareas. También en el alcance del proyecto participan las características, especificaciones y la calidad final que se desea en el proyecto.

 

Ajuste de Proyectos

Se dice que un proyecto es ajustado cuando uno de los tres factores se cambia sustancialmente variando así los otros dos factores. Por ejemplo si queremos que un proyecto se realice en menos tiempo, puede que sea necesario aumentar más recursos y por ende se deberá de contar con mayor presupuesto. Esto se muestra en la figura 2.

Fig. 2 – Triángulo de Proyecto ajustado, el tiempo disminuye.

 

Si por el contrario queremos realizar el proyecto con un menor presupuesto del estimado deberemos contar con mayor tiempo porque las tareas se realizarán con menos recursos y además el proyecto tendrá un mayor alcance, pues las tareas se demorarán más de lo previsto, tal como se puede apreciar en la figura 3.

Fig. 3 – Triángulo de Proyecto ajustado, el costo disminuye.

 

Cuando se trata de modificar el alcance del proyecto es necesario reajustar los costos o el tiempo o incluso ambos. En otras palabras, si el proyecto tendrá más objetivos y características que cumplir deberemos invertir más tiempo y/o más presupuesto. Modificar el alcance de un proyecto puede ser perjudicial si el administrador del proyecto no planifica correctamente los nuevos requerimientos (fig. 4).

Fig. 4 – Triángulo de Proyecto ajustado, el alcance aumenta.

 

Aspectos a tener en cuenta para la creación de un Proyecto

La calidad del producto en la Administración de Proyectos utilizando aplicaciones como Microsoft Project, depende de la calidad de la información que le suministremos. En otras palabras, si ingresamos buena información en Project, obtendremos buenos informes y resultados. Por ello es importante tomar en cuenta ciertos aspectos para crear nuestro proyecto.

 

a. El nombre del proyecto Aunque muchas personas no lo consideran importante, es preferible definir el nombre de un proyecto para tener una idea de lo que se desea realizar. El nombre del proyecto deberá ser conciso, claro y concreto. Deberá expresar de forma precisa qué es lo que deseamos conseguir.

b. Los objetivos o metas del proyecto Desde el punto de vista de la Gestión de Proyectos, todo proyecto debe contar con un objetivo o meta específica. Sabremos que el Proyecto ha culminado cuando hayamos alcanzado con éxito el objetivo propuesta inicialmente, y este éxito por supuesto está asociado a la terminación de las tareas o actividades en el plazo previsto y sin haber incurrido en excesos en cuanto a los costos estimados. De esta forma, la definición de una meta para el proyecto, pese a parecer sencillo en principio, involucra tener en cuenta los alcances asociados a ella.

 

 

c. Las tareas y actividades a ejecutarse Cada tarea tendrá un nombre que la identifique claramente. Microsoft Project facilita el proceso de introducción de sus nombres y descripciones, siendo posible clasificarlas, si es el caso, por capítulos o títulos que engloben tareas asociadas a éste. También es posible disgregar una tarea grande en pequeñas tareas o sub-tareas. Es importante indicar que existen tareas cuyo inicio puede depender de la finalización de otra. Así mismo existen tareas que puede iniciar paralelamente sin la necesidad de correlación. Adicionalmente, es necesario que establezcamos, la duración de las tareas, así como su secuencia o dependencia, los cuales son los parámetros básicos para poder calcular la duración del proyecto.

 

d. Los recursos que se emplearán Con la información mencionada anteriormente, osea lo relativo a las tareas, se tiene la información mínima para construir un Proyecto con Microsoft Project, información que resulta suficiente, inclusive para actualizar dicho proyecto en términos de avance en el tiempo. Sin embargo, para poder obtener información de los costos de las tareas así como del proyecto, será necesario introducir información asociada a los recursos que serán asignados a dichas tareas, ya que Microsoft Project calculará los costos de las tareas a partir de la Información de los recursos disponibles. De esta forma tendremos que recopilar información como la siguiente:

• Listado de los recursos (tanto humanos como materiales) y sus costos por trabajo, por hora o por uso.
• A cuáles tareas están estos recursos asignados (y cuánto tiempo dedicarán en su ejecución)

e. El seguimiento de las tareas Finalmente, contando ya con toda la información necesaria para generar un Proyecto, queda sólo definir lo relacionado con el seguimiento del mismo. El seguimiento es un control de las actividades ejecutadas y permitirá realizar ajustes cuando se detecta que el tiempo o los costos se están saliendo de lo previsto.