Tutorial de Project - Recopilar y organizar la información

A fin de aplicar los conceptos de trabajo en Microsoft Project, vamos a desarrollar un proyecto simple y sencillo que incluirá las tareas básicas para la construcción de una pequeña vivienda. Por ello, como vimos en el capítulo anterior, es necesario y fundamental recopilar la información necesaria referente al proyecto, definir el título, el objetivo del proyecto, las tareas a realizarse, las dependencias entre las tareas y los recursos a utilizarse.

El título del Proyecto

El proyecto a realizar será: “Construcción de una vivienda unifamiliar”. No se requiere de mayor información en este detalle puesto que está claramente definido el trabajo a realizarse.

Objetivo del Proyecto

Se cuenta con un terreno no afirmado, con todos los papeles en regla y con los servicios básicos saneados. Sobre este terreno se desea construir una vivienda unifamiliar de un solo piso. Para ello, el cliente ha decidido contar con nuestros servicios, por ello debemos realizar el estudio del proyecto, costos y presupuesto para que el cliente pueda cumplir sus objetivos en los plazos establecidos.

Información de las tareas

Una vez definidos los objetivos de lo que se quiere realizar y con los datos preliminares se pueden deducir las siguientes tareas a realizarse:

• Trabajos Preliminares.
• Construcción de Cimientos.
• Construcción de Muros y Tabiques
• Construcción del techo
• Acabados.
• Aceptación Final.

Como podemos apreciar, las tareas designadas en este punto son tareas muy grandes o que tomarán mucho tiempo. Esto puede acarrear un problema a la hora de realizar el seguimiento del proyecto con precisión. Por ello debemos disgregar estas tareas en tareas más pequeñas también denominadas sub tareas.

Durante el desarrollo del proyecto será necesario incluir puntos de control o puntos críticos, en los cuales deberían de haberse realizado ciertas tareas antes de pasar al una siguiente etapa. Estos puntos son conocidos como Hitos. Después de haber puesto atención a estas recomendaciones procedemos a reelaborar nuestras tareas incluyendo las sub tareas e hitos a tener en cuenta:

• Trabajos Preliminares
• Deforestación y limpieza del terreno
• Afirmación del terreno
• Delimitación del terreno
• Adquisición de materiales para la obra (hito)
• Construcción de Cimientos
• Excavación de zanjas
• Acero de refuerzo
• Vaciado de concreto
• Construcción de Muros y Tabiques
• Acero de refuerzo en columnas
• Encofrado y vaciado de concreto en columnas
• Construcción de muros
• Construcción de tabiques
• Construcción del techo
• Acero de refuerzo en techo
• Encofrado de techo
• Vaciado de concreto
• Acabados
• Revestimiento de paredes
• Cerámica de baños y cocina
• Instalación de sanitarios
• Instalaciones eléctricas
• Puertas y Ventanas
• Pintura
• Aceptación Final
• Inspección de obra
• Entrega de obra (hito)

Duración de las tareas

Teniendo el esquema de las tareas involucradas en el Proyecto es necesario que definamos la duración de cada una de ellas independientemente de que el proyecto tenga una fecha de inicio o culminación definida Es importante tener un estimado del tiempo que se tomará ejecutar determinada tarea, es así que preliminarmente estimaremos la duración de las tareas en función de la información disponible (rendimiento, recursos disponibles, tiempos, etc.) y dejaremos que Microsoft Project nos indique la fecha de finalización estimada. Considerando que para nuestro ejemplo no se ha definido un plazo específico de culminación ni una fecha de inicio, fijaremos por ahora las duraciones en días:
 

Dependencia entre tareas

Es importante conocer la relación existente entre las diversas tareas y sub tareas que hay en nuestro proyecto. Así pues podremos saber con exactitud cuánto tiempo ha de pasar para cumplirse los objetivos. En relación con nuestro ejemplo hay que responderse preguntas como: ¿Se puede iniciar la construcción sin haber recibido los materiales para la obra?, o ¿Se podrán pintar las paredes sin antes haber hecho los revestimientos?, entre otras. En la siguiente tabla hemos definido las dependencias entre las tareas de una forma básica, para posteriormente afinar el proyecto en a fin de reducir los tiempos de ejecución. Para este propósito, se han asignado números a cada tarea (y subtareas) para luego poder identificarlas en la columna “Depende de”:

Los recursos necesarios para el Proyecto

La disponibilidad, así como el costo, de los recursos que se involucran con el proyecto es otro de los aspectos que debemos haber definido antes de empezar con su creación en Microsoft Project. Como se ha mencionado, sólo con la información que tenemos ahora (tareas, sub tareas y duraciones, dependencia entre tareas) nos basta para definir la duración del Proyecto mismo. Pero para poder analizar los costos es necesario definir recursos. No es necesario que los recursos humanos que asignaremos al proyecto tengan un nombre (Por ejemplo Juan López), lo que si es necesario definir es si nuestro proyecto necesitará, por ejemplo, un albañil cuyo costo por día trabajado (jornal) sea conocido. Por supuesto que la disponibilidad (período en que el recurso puede ser utilizado) es otro factor importante y que podrá ser controlado fácilmente con Microsoft Project a través de la creación de un Calendario para el recurso en cuestión.
 

Es importante recordar que los datos mostrados aquí no pretenden ser una imposición a la hora de realizar un proyecto, recuerde que estos datos son solo un ejemplo y definitivamente variarán entre los distintos proyectos que usted tenga en mente. Ya teniendo todos los datos necesarios para nuestro proyecto podemos dar paso a conocer la interfaz de Microsoft Project en el siguiente capítulo.