Crear Tablas Dinámicas en Excel

Una de las herramientas más interesantes de Excel lo constituyen las Tablas Dinámicas, ya que nos permiten ordenar datos de forma muy entendible y de forma totalmente personalizable. Además de mostrar totales, promedios, cantidad de veces que ocurre cierto proceso, entre otros. Las tablas dinámicas nos permiten tener análisis con resultados exactos sobre nuestros datos. Aprendamos a confeccionarlas…

Introducción a las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas, también llamadas pivot tables, son una herramienta para análisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la información contenida en la base de datos. Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo.

En otras palabras, las tablas dinámicas nos permiten resumir una gran cantidad de información (podrían ser miles y miles de registros) en unas cuantas filas mostrando un resumen simplificado.

Información para la tabla dinámica

Normalmente la información base para una tabla dinámica será un conjunto de datos en Excel, aunque también podemos generar una tabla dinámica a partir de una base de datos de Access, SQL Server o una archivo XML. Comencemos por algo simple, una tabla en un rango de Excel tal como lo muestra la siguiente imagen:

Aparentemente la información es bastante sencilla, pero no nos fiemos… Si usted realmente quiere aprender la funcionalidad de las tablas dinámicas entonces responda a las siguientes preguntas en el menor tiempo:

• ¿En qué mes se han gastado más? 
• ¿Cuanto es el gasto de albañilería en el mes de febrero?
• ¿Cuánto se ha gastado por concepto de Albañilería en La Molina y Cercado?
• ¿Cuántas veces se ha gastado en el mes de febrero y marzo solamente en La Molina?

Si usted ha logrado responder a estas preguntas se habrá dado cuenta de que es un poco complicado pero ojo: estamos hablando de solo de 16 registros. Imagínese ahora que la tabla contiene 5000 registros, con más conceptos, más obras y más meses. ¿Podría resolverlo tan fácil? La respuesta es usar una tabla dinámica.

Insertar la tabla dinámica

Para insertar una tabla dinámica solo debemos hacer clic en cualquier celda de la tabla de datos y luego desplazarnos a la ficha Insertar, y elegir el botón Tabla dinámica de la sección Tablas:

Luego de ello, Excel nos pedirá la confirmación del origen de la tabla. Aquí elegimos o seleccionamos adecuadamente donde están los datos de la tabla. Observe que debemos tener cuidado de no agregar la suma total al rango de datos (fila 21), ya que Excel lo tratará como un registro más. También podemos elegir en qué hoja se mostrará la tabla dinámica, (es preferible que se inserte en una nueva hoja).

Tras aceptar, Excel creará una nueva hoja con un informe de tabla dinámica al lado izquierdo y un panel para trabajar la tabla al lado derecho. Todo esto en una hoja nueva. Ya hemos comenzado bien…

 

Modelar la Tabla Dinámica

Las tablas dinámicas se parecen mucho a las tablas cruzadas. En el panel de tablas dinámicas iremos agregando las columnas, filas y datos que queremos visualizar y Excel se encargará de resumir lo demás. Para comenzar, observemos en que la parte superior se muestran cuatro elementos denominados campos de tabla dinámica, estos campos corresponden a las columnas que teníamos en los datos de origen. Entonces tenemos la lista de todos los meses, la lista de las obras, los conceptos y los importes.

 

Vamos a comenzar haciendo un ejemplo sencillo, lo que haremos es pasar el mes a la sección filas. Para ello, seleccionamos el elemento Mes y lo arrastramos hasta el recuadro filas.

Esto hará que el informe de tabla dinámica comience a mostrar todos los meses en forma resumida. En nuestro ejemplo solo tenemos Enero, Febrero y Marzo.

Si arrastramos el campo Mes ubicado en la sección Filas y lo pasamos a la sección Columnas el resultado será distinto.  Observemos en la siguiente imagen que se ha quitado el mes de Filas y lo hemos pasado a Columnas…

Al estar el campo mes en la sección Columnas, Excel cambiará el informe de tabla dinámica para que los meses Enero, Febrero y Marzo se muestren en cada columna aparte…

Avancemos un paso más allá. Vamos a hacer que Excel muestre las obras mes por mes en forma de filas. Para ello deberemos diseñar la sección filas de la siguiente manera: Arrastramos el campo Obra y debajo arrastramos el campo Mes, tal como se muestra en la siguiente imagen…

Esto traerá como resultado que en el informe de tabla dinámica se muestren las tres obras que tenemos, y en cada una los meses que haya disponibles…

Jugando un poco más con las tablas, podemos hacer que los meses se muestren en columnas, y las obras con sus conceptos en filas. Esto se ve mejor y ya estamos cerca a finalizar nuestra primera tabla dinámica.

Lo cual traerá como resultado ya una tabla cruzada que refleja el mismo diseño que estamos buscando y modelando en el panel de tablas dinámicas…

Si observamos bien, la tabla ya tiene los encabezados de columna y fila respectivos, pero no muestra valores. Para terminar con nuestra tabla usaremos la sección valores disponiendo en ella el campo Importe. Observe que al arrastrar este campo nos muestra adicionalmente las palabras Suma de, esto significa que si Excel encuentra varios importes por el mismo concepto, mes y obra entonces lo que hará es una suma de importes. (esto lo podemos cambiar más adelante).

Entonces de esta forma, Excel hará que cada importe de cada mes, en cada concepto y en cada obra se muestre en forma adecuada. De encontrar duplicados, lo que hará es sumar dichos importes y luego calculará los totales de cada campo.

Ahora de esta forma nos será muy fácil responder a las preguntas clave que en un inicio nos planteamos, ya que Excel nos muestra en forma resumida los datos que necesitamos. En el siguiente post veremos como personalizar más nuestra tabla dinámica. ¿Comentarios?