1. Reduzca el número de diapositivas
La calidad de una presentación no se mide por la cantidad de diapositivas que contiene, sino por la habilidad de comunicar algo usando el mínimo de esfuerzo. Para comunicar un mensaje claro y mantener la atención y el interés de la audiencia, reduzca el número de diapositivas de la presentación al mínimo.
2. Elija estilos de fuente que sean legibles distancia
Elegir el estilo de fuente adecuado, como Trebuchet, Helvética o Arial, le ayudará a transmitir mejor su mensaje. Evite utilizar fuentes pequeñas, como Arial Narrow, y fuentes que incluyan bordes decorativos o patillas, como Times. Utilice fuentes gruesas y sin detalles si quiere comunicar firmeza, y utilice fuentes con decoración o fuentes script si quiere comunicar delicadeza.
3. Elija tamaños de fuente que sean fáciles de ver a distancia
De igual manera y tan importante como el estilo de fuente es el tamaño del mismo, el cual le ayudará a transmitir mejor su mensaje. Piense en el tamaño del auditorio y póngase en el lugar del público que se sienta en las últimas filas. Si utilizamos letras pequeñas, el público del fondo no podrá apreciarlas y se distraerá tratando de entender lo que dice en la diapositiva.
4. Simplifique el texto utilizando frases cortas
Utilice frases cortas o viñetas en todo caso, y procure incluir cada una de ellas en una línea, es decir, sin ajustar el texto. Esto permitirá que su público lo escuche mientras realiza su exposición, en lugar de que miren la pantalla. Algunos proyectores cortan las diapositivas por los bordes, por lo que es posible que las frases largas no se muestren totalmente.
5. No escriba un testamento, ni edicto judicial
Muy parecido al tip anterior, no escriba demasiado texto en una diapositiva, solo utilice títulos y subtítulos. Si hay mucho que decir, es preferible decirlo verbalmente (usando notas del orador para no olvidar los detalles). Si escribimos mucho texto corremos el riesgo de aburrir a los espectadores y caer en el mal hábito de leer la presentación como si fuésemos un participante más.
6. Compruebe siempre la ortografía y gramática.
Para ganarse y mantener el respeto de la audiencia, compruebe siempre la ortografía y la gramática de su presentación. No hay nada más simple que corregir la ortografía y gramática presionando la tecla F7 en PowerPoint.
7. Utilice “algunos” elementos decorativos
Utilice gráficos que le ayuden a exponer la información (líneas, sombras sutiles y otros), pero no agregue demasiados gráficos a una diapositiva porque podría abrumar a la audiencia. El hecho de poner muchos objetos generará solamente distracción.
8. Utilice fondos tenues para las diapositivas y emplee en lo posible temas de Office.
Elija una plantilla o tema atractivo y coherente que no sea demasiado vistoso. No querrá que el fondo o el diseño desvíen la atención de su mensaje. Los temas de Office incluyen colores, fuentes y efectos, además establecen automáticamente el contraste entre un fondo claro con texto de color oscuro o fondo oscuro con texto de color claro.
9. Cree etiquetas para los gráficos y diagramas que sean comprensibles.
Utilice sólo el texto que sea necesario para que los elementos de etiqueta de los gráficos o diagramas sean fácilmente comprensibles. Utilizar mucho texto en los gráficos los inutilizará.
10. Simplifique la información
Si tiene mucha información por poner en una diapositiva, utilice mapas conceptuales, diagramas simplificados, cuadros sinópticos u otros. Puede usar los objetos SmartArt para proporcionar información visual como listas de procesos, diagramas de Venn u organigramas. Si siente que esto es muy completo, pruebe utilizando las tablas de PowerPoint para ordenar de cierta forma la información.
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