1. Siempre preséntese antes de la hora
Es muy buena práctica asistir temprano a un evento donde tengamos que exponer, a ser posible antes de que llegue el público. Los errores de disco, las diferencias en las versiones de software, la falta de espacio en disco, una memoria insuficiente y muchos otros factores pueden arruinar su presentación. Asegúrese de que todo el equipo está conectado y funciona.
2. No presuponga que la presentación funcionará correctamente en otro equipo.
Si el equipo en el que piensa realizar la presentación no es suyo, asegúrese de que tiene espacio en disco suficiente para que no tenga que realizar la presentación desde un CD. También compruebe que los equipos funcionan perfectamente. A ser posible copie la presentación completa en el disco duro en vez de utilizar un medio extraíble como un pendrive.
3. Prepare el equipo antes de su presentación
Desactive los protectores de pantalla y compruebe que tiene los archivos y las versiones de software adecuados que necesita, incluido Microsoft Office PowerPoint. Compruebe que la resolución del proyector es la misma que la del equipo en la que creó la presentación. Si las resoluciones no coinciden, las diapositivas se pueden cortar o pueden surgir otros problemas relacionados con la pantalla.
4. Preséntese y observe al público
Cada vez que inicie una exposición preséntese debidamente, converse un poco con el público para conocer su estado de ánimo. Evoque ideas previas, realice preguntas, pida que levanten la mano para conocer el grado de experiencia del tema que va a tratar. En general, “estudie” un poco el tipo de público que le ha tocado como auditorio.
5. No está en una película de cine
Comúnmente se cree que se deben apagar las luces del auditorio completamente durante la presentación para resaltar las diapositivas y al presentador. Esto es totalmente incorrecto, pues la oscuridad provoca sueño en los espectadores además dificulta la posibilidad de que tomen apuntes. Procure que en el auditorio se utilicen luces suaves o de media tonalidad, además este tipo de iluminación es agradable y relajante.
6. Evite las distracciones
Cuando no utilice el puntero, levante la mano del mouse (ratón). Con ello evitará que el puntero se mueva sin querer, lo que puede ser causa de distracción. Además de ello, evite utilizar con frecuencia el puntero láser, así logrará que el público se concentre más en usted que en las diapositivas.
7. No lea la presentación
Practique antes la presentación para que pueda realizar la exposición a partir de los puntos destacados. El texto debe servir de referencia al presentador, pero no debe convertirse en el mensaje completo dirigido a la audiencia. Trate de usar notas del autor y si es posible imprima fichas de ayuda para no olvidar algún punto interesante durante su presentación.
8. Pase todas las preguntas hasta el final.
Las preguntas son un indicador excelente de que el público está interesado en el contenido y en el modo en que éste se expone. Pero si deja las preguntas para el final, podrá realizar su exposición sin interrupciones. Además, las preguntas preliminares suelen obtener respuesta conforme se proyectan y se comentan las diapositivas.
9. Respete el tiempo.
Si se ha establecido un plazo de tiempo para su presentación, respételo. Recuerde que puede haber otros expositores (como usted) esperando. Si no hay límite de tiempo, procure ser breve para mantener el interés de la audiencia. No alargue mucho el tiempo de una exposición a pesar de tener tiempo libre para disertar.
10. Examine la actitud final del público.
Cada vez que realice una presentación examine la actitud de la audiencia. Si observa que el público se centraba más en las diapositivas, es posible que éstas contengan demasiados datos o que confundan o distraigan por otro motivo. Analice esta información para mejorar sus presentaciones futuras.
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