Aunque la idea de vivir sin papel es muy bonita, es complicada de llevar a la práctica si antes no realizamos una planificación de lo que necesitamos. Es verdad que al principio nos costará poner en marcha un espacio completamente libre de papel, pero cuando tengamos algunos hábitos y rutinas básicas pronto descubriremos sus beneficios, que pasan por un ahorro de dinero, espacio y tiempo de búsqueda, además de un mayor respeto por el medio ambiente.
Utilizar el Escáner
Uno de los elementos principales de toda oficina que quiera renunciar al papel es contar con un buen escáner, mientras más veloz mejor. Sin embargo, antes de lanzarnos a la compra de un modelo en particular deberemos considerar la forma en la que vamos a organizar los documentos “escaneados” en nuestra PC.
Lo escáneres más sencillos, normalmente destinados al mercado de consumo son los conocidos como escáneres de cama plana. Aunque la resolución de imagen que obtienen en muchos casos es muy superior al de los escáneres destinados a las oficinas, el principal problema que presentan es que si debemos escanear muchos documentos (o un documento que contenga varias páginas) la labor puede volverse bastante tediosa, ya que deberemos estar pendientes constantemente del trabajo de escaneo.
El destructor de documentos
Una vez que hemos escaneado un documento necesitamos contar con una forma rápida y sencilla para proceder a su destrucción. Para una oficina necesitaremos un aparato capaz de lidiar con un buen volumen de papel a lo largo del día y que realice una destrucción segura de los documentos en cuestión. En este sentido, lo mejor es buscar una con capacidad de reducir el papel al tamaño de un confeti, capacidad para destruir sobres enteros e incluso una destructora con capacidad para destruir CDs y tarjetas de crédito.
Cambiar el monitor
Este es un detalle que no podemos pasar por alto, si vamos a trabajar únicamente con documentos digitales haremos bien en no escatimar el dinero invertido en un buen monitor que sea de alta definición y de alta durabilidad. Los monitores LED y LCD son mucho mejores en estos casos ya que son mucho más apropiados cuando vamos a pasar varias horas frente a una pantalla.
Smartphones o Tablets
En ocasiones realmente tenemos la necesidad de imprimir una página. Puede que necesitemos llevar con nosotros una guía de cotización, un mapa, unas direcciones, etc. Si realmente queremos prescindir del papel podemos optar por utilizar bien nuestro smartphone (la mayoría disponen de aplicaciones que nos permiten almacenar y gestionar nuestros documentos) o incluso un tablet con lector de e-books que tenga la capacidad para leer archivos PDF.
Sistemas de gestión documental
Una de las cosas más importantes que debe tener una oficina sin papel es un buen sistema de gestión y localización de documentos digitales. Para ello, cada vez que escaneamos un documentos debemos asegurarnos que existe un método previo por el cual dicho archivo puede ser fácilmente localizado. Windows dispone de funciones avanzadas de búsqueda, que incluyen entre otras cosas la localización de archivos en función de sus nombres, tipo de documento, etiquetas o tags e incluso de su contenido o de su descripción. Otra buena alternativa es contar con el buscador de documentos desarrollado por Google (Google Desktop Manager) que convierte nuestro PC en un pequeño buscador que indexa los nuevos archivos a intervalos de tiempo regulares.
No obstante existen gestores documentales mucho más avanzados. Algunos de comercializan junto a los propios escáneres, e incluyen entre otras cosas la capacidad de reconocer el texto de un documento como parámetro para una posible búsqueda.
Gestión de la seguridad
Invertir en una oficina sin papel implica entre otras cosas que todos nuestros documentos e información relevante se van a encontrar en un lugar centralizado ya sea en un disco duro o en un servidor. Esto significa que si por alguna razón nos roban el ordenador, sufriremos una gran pérdida en la oficina, otro caso puede ser que un virus se cuele en nuestro sistema, también la cantidad (y calidad) de datos que podemos perder o que pueden caer en manos inapropiadas puede ser realmente importante.
En este sentido antes siquiera de comenzar a escanear documentos deberemos implantar una buena política de copias de seguridad, que pasan no sólo por realizar copias periódicas de los documentos que escaneamos en una segunda localización (backups, la nube, otro disco duro, etc.) además de protegerlos con un buen sistema de seguridad, como puede ser la encriptación de determinados archivos o ficheros y el uso de las respectivas contraseñas.
Utilizar el correo electrónico
Nada de imprimir hojas con oficios, memorándums ni notas, todo debe hacerse a través del correo electrónico. Para ello es mejor contar con un buen gestor de correo electrónico como Microsoft Outlook, el cual permite enviar y recibir correos rápidamente sin mucho esfuerzo, mantener una lista de contactos y tareas asignadas a nuestros subordinados, organizar un calendario de citas y eventos e incluso tomar pequeñas notas tipo Post-it.
Programas de organización de trabajo en equipo
Realmente es una una buena idea para tener los documentos organizados, hacer trabajo en equipo (o colaboración en línea) entre varias personas de una empresa, mantener datos importantes supervisados por personas encargadas y mantener todo bajo control.Esto se puede lograr con programas como Sharepoint que, instalado en un servidor permite ahorrar costos en pequeñas empresas.
El reto de una oficina sin papel es posible, pero requiere de práctica y de mucho ingenio, todo sea por el bien de nuestro medio ambiente. Se aceptan sugerencias…
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