Formato Condicional en Excel

Muchas veces queremos dar formato a las celdas según el valor que poseen, de forma que se resalten por ejemplo valores negativos en una venta, o hacer que Excel nos indique visualmente los meses mas bajos en nuestra información, o cómo vamos en el progreso de nuestras metas. Para ello existen los formatos condicionales que cambian de forma automática según lo programado por el usuario, veamos…

Primer caso: Cambiar colores de texto según el valor

Veamos el caso en que queremos que las notas de un grupo se vuelvan de color rojo si son desaprobatorias. Esto es, menor que 10.5. Y queremos que se pongan en azul si están aprobados (mayores a 10.5)

Teniendo los datos, procederemos a seleccionar sólo los números que queremos condicionar y luego nos iremos a la Ficha Inicio, sección Estilos, y elegir Formato Condicional. Ahí veremos una lista de todas las formas posibles de aplicar formatos. Para este caso en particular deberemos seleccionar Resaltar reglas de datos, pudiendo luego elegir Es menor que…

Una vez hecho esto, Excel nos mostrará una ventana donde nos solicitará el valor a utilizar como condición y el formato que queremos aplicar. Súper sencillo y fácil.

Luego de haber hecho eso, podremos comprobar como cambia el color del texto automáticamente si modificamos alguna nota ingresada. A continuación deberemos hacer lo mismo para hacer que las notas mayores a 10.5 se vuelvan de color azul. Elegimos la opción Mayores que…  y al no encontrar la opción de texto azul en la lista desplegable haremos clic en Formato personalizado:

Con ello ya tenemos nuestro primer caso resuelto. Como siempre deberemos comprobar que el texto cambia de color automáticamente al cambiar de valor el contenido de la celda.

Segundo caso: Valores superiores o inferiores

Este formato condicional es muy útil cuando queremos resaltar detalles como los 10 mejores alumnos de un aula, o los 5 mejores meses de ventas del año, o los 3 records mas altos en un campeonato. En nuestro caso vamos a resaltar los 10 ventas mas altas de la siguiente tabla. (puede observarse que esta tarea no es tan fácil de hacer a mano).

De igual forma, seleccionamos los números de la tabla y nos vamos a Formato Condicional, para luego elegir Reglas superiores e inferiores, luego elegiremos 10 superiores. Ahí veremos como se resaltan automáticamente las celdas con los valores más altos de toda la tabla. También podemos escoger la cantidad de elementos que no necesariamente tendría que ser 10 y además un formato personalizado.

Tercer Caso: Barras de datos

Es una forma de entender la información como una evolución gráfica donde cada valor se representa en forma de barra de progreso. Así pues el valor más altos será el 100 porciento de progreso mientras que el valores más bajos tenderán a ser menos visibles en la escala.

De esta forma podemos dar una idea de qué valores han progresado más en comparación con otras cifras inmediatas.

Cuarto Caso: Escalas de color

Los formatos condicionales de escalas de color sirven para diferenciar y segmentar datos de tal forma que nos sea más fácil entender las variantes entre las distintas series de datos. Como ejemplo en el siguiente gráfico nos ayuda a observar que los meses con menor temperatura son junio, julio, agosto y setiembre. Cosa que a simple vista sería dificultoso poder visualizar.

Quinto Caso: Conjuntos de íconos

También estos formatos condicionales permiten hacer un comparativo entre toda la serie colocando un ícono indicativo de acuerdo al estado del valor seleccionado. Por ejemplo en el siguiente gráfico hemos resaltado positivamente a aquellos vendedores que han realizado más ventas:

Hasta ahora todo bien, mas adelante podremos ver como se crean formatos condicionales avanzados. ¿Dudas, sugerencias?