Ingreso de datos admitidos por Excel

Antes de realizar fórmulas y cosas maravillosas en Excel, debemos comenzar por reconocer los tipos de datos admitidos por Excel para luego no tener problemas de cálculo. Esto aunque no lo parezca, puede traer muchos problemas al momento de realizar operaciones y nos puede tomar varios minutos identificar la solución si no tomamos en cuenta estos detalles…

Datos calculables y no calculables

Llamamos datos calculables a aquellos en los que una operación o fórmula matemática se puede aplicar, la edad de una persona, su fecha de nacimiento, o el valor de la constante Pi, son ejemplos perfectos de datos calculables. Para identificarlos Excel los coloca de manera predeterminada al lado derecho de la celda.

Los datos no calculables por ejemplo son aquellos que no pueden generar una opción de cálculo, u operación matemática (aunque se pueden seguir usando funciones con ellas). Tenemos por ejemplo las palabras, el nombre de un día, un mes o año, símbolos o combinaciones de letras y números. Estos datos son ordenados de forma predeterminada a la izquierda.

En la siguiente figura podemos distinguir que son datos calculables las celdas A1, A2 y A3. Mientras que datos no calculables son A4, A5, A6 y A7. Nótese la alineación a la izquierda o derecha.

Esto sin embargo no siempre se puede apreciar a simple vista. Vemos algunos casos, curiosos como el de la siguiente figura que aparentemente no son datos calculables (pues aparecen letras y símbolos además de números)pero podemos ver claramente que el contenido de la celda A4 es el número 18. Esto se aprecia en la barra de fórmulas.

Esto sucede así porque en realidad el valor introducido en la celda A4 es el valor de 18, sin embargo se le ha aplicado Formato de Celdas para que muestre adicionalmente el símbolo monetario internacional (PEN).

Otro caso típico es que podemos forzar a las celdas para que se alineen a la izquierda o derecha indistintamente y solo a gusto propio del usuario. Entonces la mejor forma de comprobar si un dato calculable es observar la barra de fórmulas como el siguiente ejemplo.

Para completar el caso, las fechas también pueden ser engañosas. Si bien es cierto en una celda puede mostrarse solamente el día, mes o año. En realidad deberemos enfocarnos en el contenido de la celda mostrado en al barra de fórmulas. En el siguiente ejemplo se muestra en la celda A1 el texto: enero del 2014 (que parece un dato no calculable) pero si observamos la Barra de fórmulas podemos ver que es en realidad una fecha perfectamente válida y calculable de paso.

Y es que la apariencia de una celda (ojo, solo digo apariencia y no contenido) se puede modificar a través de una ventana llamada Formato de Celdas. la cual controla la forma en como se ven los números, los valores monetarios, contables y de fechas.