Funciones y Fórmulas en Excel

Nos toca hablar de la parte quizás más odiada de Excel, aquella parte en la que muchos de mis alumnos empiezan a verme con los ojos tristes y es que en realidad a la gran mayoría no les gusta trabajar con fórmulas, ecuaciones, funciones ni nada. Es simplemente el hecho de que no nos gustan las mates o tenemos algún trauma de pequeños. Sin embargo trataré de explicar en la forma más sencilla y simple posible cómo es que podemos usar las funciones en Excel…

Datos calculables, celdas y rangos

Anteriormente vimos y aprendimos a diferenciar datos calculables en este post. Para trabajar con fórmulas y funciones debemos hacerlo siempre con datos calculables. Por otro lado, cabe mencionar que en ciertas ocasiones se requieren celdas y en otros casos rangos.

Una celda es un recuadro formado por la intersección de una fila y una columna, así pues en el siguiente ejemplo, el recuadro seleccionado es la celda B5 y se llama así por estar ubicado en la columna B y en la fila 5.

A diferencia de ello, un rango viene a ser un conjunto de celdas contiguas, para su nomenclatura se utiliza: el nombre de la primera celda, el símbolo de dos puntos y luego el nombre de la última celda. Por ejemplo, en la siguiente imagen, el rango se denomina B5:B10

Las Fórmulas en Excel

Insertar una fórmula es la cosa más sencilla del mundo. Suponiendo que quisiéramos hacer la suma de todos los montos en el ejercicio mostrado. Lo único que tenemos que hacer es insertar el símbolo igual (=) y luego colocar las celdas que queremos operar junto con los operadores necesarios (+, – , *, /, ^). Esto lo podemos hacer en la celda misma o trabajarlo en la barra de fórmulas. Veamos el ejemplo…

Lo que estamos haciendo es una simple suma de las celdas B5, B6, B7, B8, B9 y B10. No olvidemos anteponer a todo esto el símbolo igual (=). Al terminar presionaremos Enter y Excel nos mostrará el resultado.

Como es de suponer, podemos modificar cuando queramos esta fórmula, para ello presionamos la tecla F2, o sino utilizamos la barra de fórmulas y también es válido un doble clic sobre la celda.

Estas otras dos fórmulas planteadas nos ayudarán a entender mejor cómo Excel maneja las operaciones. Note que en Excel se utiliza solamente los paréntesis como forma de colección.

¿De dónde salen las funciones?

Si hasta ahí todo va bien, ¿porqué complicar las cosas?. En realidad no es complicar sino simplificar las cosas. Líneas arriba vimos como se puede hacer una suma de montos, ¿qué haríamos suponiendo que deseemos sumar ahora 10 montos distintos como el siguiente ejemplo?

La respuesta es simple, una fórmula grande. Pero poniéndose a pensar en procesos más grandes aún… ¿que pasaría se tenemos que sumar todos los montos del año? o ¿sumar todos los depósitos de un cliente que ya lleva con nosotros 15 años? La respuesta es obvia: tenemos que utilizar funciones.

Las funciones en Excel

Una función es una expresión simplificada de una fórmula o de un conjunto de fórmulas. Las funciones son palabras de programación y pueden hacer varias cosas aparte de operar, comparar, convertir, modificar el contenido o datos que se les provee. 

La fórmula siguiente: =B5 + B6 + B7 + B8 + B9 + B10 + B11 + B12 + B13 + B14, se podría reducir y simplificar escribiendo =SUMA(B5:B14)

Como podemos ver, la función =suma(rango) lo que hace es contar todas las celdas que haya en dicho rango y las suma. Al final esta función devuelve un valor que a su vez se podría usar en otra función. En Excel disponemos de muchas funciones, entre ellas las funciones estadísticas, funciones de texto, matemáticas, de fecha y hora, lógicas, etc. Cada una de ellas realiza una actividad diferente con los datos que le suministremos.

En este otro caso podemos ver una combinación de funciones. Primero sumamos todos los valores de Tienda 1, luego todos los valores de la Tienda 2, al final a todo eso, le sacamos el promedio…

Eso es todo por ahora, en las siguientes entradas veremos las funciones más comunes de cada categoría así como ejemplos y casos de uso.